Project Portfolio Management (PPM) ist das zentralisierte Management der Prozesse, Methoden und Technologien zur Analyse und Verwaltung aktueller Projekte oder vorgeschlagener Anforderungen auf der Grundlage wirtschaftlicher und organisatorischer Faktoren wie erwarteter Nutzen und/und Einschränkungen aufgrund knapper Ressourcen. Die Ziele des PPM sind die Bestimmung des optimalen Ressourcenmixes für die Lieferung und die Planung von Aktivitäten, um die operativen und finanziellen Ziele einer Organisation bestmöglichst zu erreichen - unter Berücksichtigung von Einschränkungen, die durch strategische Ziele, Kunden oder externe Faktoren aus der realen Welt auferlegt werden. Ein gut geführtes Projektportfolio reduziert nicht nur Ineffizienzen und Risiken und damit Kosten, sondern ist auch ein Treiber für die Steigerung der Projektmanagementfähigkeiten durch die Verbesserung der zugrunde liegenden Prozesse als Ergebnis der Allover-Governance. 

Während das klassische PPM noch drei Phasen unterscheidet (Identifikation, Autorisierung und Ausführung), werden in einem rollierenden Portfolio Umfeld die ersten zwei Phasen zu einer einzigen zusammengefasst, dem Demand und Supply Management. Damit entfällt ein Tollgate, das im klassischen Portfolio Management normalerweise das Budget dargestellt hat. Zusätzlich zu den eigentlichen Kern PPM Phasen beziehe ich den Betrieb des Projekt-Produkts mit ein und der Kreis schliesst sich. Aus dem Betrieb kommt wieder neuer Demand in den Zyklus.

Strategisches Portfolio Management: Bestimmung der Ausrichgung der Portfolios auf strategischer Ebene. Definieren der zu erreichenden Ziele, respektive Nutzen und wie dieser gemessen wird. Priorisierung des Ressourcen Einsatzes bei multiplen Portfolios

Operatives Portfolio Management: Hier geht es darum die strategischen Vorgaben und Rahmenbedingungen in reale Projekte umzusetzen, namentlich neue Anforderungen 

- Aufzunehmen (Identify)
- Spezifizieren (Shape)
- Evaluieren (Evaluate)
- Priorisieren
- Autorisieren

Ausführung der Projekte: Um sicherzustellen, dass die Projekte den Wert liefern, den sie versprochen haben, wird der Fortschritt genau verfolgt. Dies erfolgt inhatlich (Status Reporting) sowie auch finanziell (Kosten/Budget Vergleich)

Betrieb der Projektergebnisse: Die Projekt-Ergebnisse erbringen ihren Nutzen während des Betriebs. Diese Phase ist zeitlich beschränkt und am Ende der Lebensdauer entsteht daraus neuer Projekt-Demand (Erneuerung, Erweiterung, Ersetzen oder Eliminierung der Lösung)

Die Portfolio Management Prozesse werden durch weitere Prozesse unterstützt

Kommunikation: Vieles im Portfoliomanagement muss mit den Stakeholdern abgestimmt und transparent kommuniziert werden. Die Zielgruppen und Inhalt der Kommunikation unterscheiden sich den drei PPM Phasen. Während es in der Demand Management Phase hautpsächlich um Projekt Inhalte geht, kommen in den nachfolgenden Phasen KPI's ins Spiel.

Change Control ist der formale Prozess, mit dem sichergestellt werden soll, dass Änderungen am magischen Dreieck des Projekts kontrolliert und koordiniert durchgeführt werden. Damit werden unnötige Änderungen zu reduziert und den Stakeholdern Klarheit über die Konsequenzen zu verschafft. Die Änderungen wirken sich auf das Projektportfolio aus und auf die Wertschöpfung des Portfolio Liefergegenstände aus.

Ressourcenmanagement: Das Management knapper Ressourcen ist einer der wichtigsten Nebenprozesse im Portfolio-Management-Zyklus. Bereits ab der Entgegenahme von Projektanfragen (Demand Management) muss sichergestellt werden, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Ein gut geführtes Ressourcemanagement reduziert das Projekt-Risiko erheblich und stellt somit eine Wertsteigerung dar.

Risikomanagement: Das Portfoliorisikomanagement befasst dich mit dem Risiko auf Makro-Ebene. Ein Beispiel dafür sind, wie oben erwähnt, Projekt-Ressourcen

Finanzmanagement: Projektmanagement ist eng mit Financial Excellence verbunden, ebenso wie das Portfoliomanagement. Es ist absolut entscheidend, dass die Ausgaben- und Prognosenentwicklung gut kontrolliert wird. Das bedeutet, dass der Portfoliomanager über ein tiefes Verständnis der Rechnungslegungspraktiken und des Controllings verfügen muss.

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